Gérer quelques appartements avec un cahier et WhatsApp fonctionne — jusqu'au jour où il faut retrouver qui a payé quoi il y a huit mois, quel bail arrive à échéance et à qui l'on doit une quittance. Un logiciel de gestion locative sert exactement à cela : garder la trace, au même endroit, de ce qui se passe sur chaque unité.
La console Haus Palava est pensée pour le contexte camerounais : les montants sont en francs CFA sans centimes, les encaissements passent par les moyens de paiement du pays, et le locataire dispose de son propre portail plutôt que d'un fil de messages.
Le patrimoine, du portefeuille à l’unité
Un bien se décrit rarement d'un seul tenant : une cité regroupe des immeubles, un immeuble des unités, et c'est à l'unité que se rattachent un bail, un locataire, un compteur et un état des lieux. La console suit cette hiérarchie plutôt que de tout aplatir en une liste de « propriétés ».
Mes biens, cités et résidences, immeubles et unités, avec leur statut d’occupation.
Inventaire du mobilier et des équipements attachés à chaque unité.
Documents rattachés au bien : titres, plans, attestations, avec leurs échéances.
Les loyers, de l’échéance à la quittance
C'est le cœur du métier, et c'est là que les cahiers échouent. Chaque échéance est suivie, chaque encaissement est rapproché, et la quittance est émise à partir du paiement enregistré plutôt que retapée à la main.
Échéancier de loyer, y compris le loyer échelonné quand un locataire règle en plusieurs fois.
Rappels automatiques avant l’échéance et relances après un retard.
Quittances de loyer, mises à disposition du locataire dans son portail.
Rapprochement bancaire : confronter les mouvements du compte aux paiements attendus.
Écritures comptables automatiques et relevés propriétaire pour ceux qui gèrent pour autrui.
Les baux et les signatures
Un bail vit : il commence, il se renouvelle, il se résilie. La console garde la chaîne complète, alerte avant l'échéance et permet de faire signer électroniquement plutôt que de courir après un exemplaire papier.
Création du bail, renouvellement, résiliation, et suivi des échéances.
Signature électronique des documents, avec suivi des relances.
États des lieux d’entrée et de sortie rattachés à l’unité et au bail.
La maintenance et les charges
Une demande de réparation qui se perd devient un litige. Elle est ici tracée depuis la demande du locataire jusqu'à l'ordre de travail confié à un prestataire.
Demandes de maintenance, ordres de travail, carnet de prestataires.
Relevés de compteurs et refacturation des charges.
Un propriétaire seul, un gestionnaire avec une équipe et une agence avec plusieurs portefeuilles n'ont pas les mêmes besoins d'accès. Les rôles et les permissions se règlent finement, et tout ce qui est fait est journalisé.
Rôles et permissions par utilisateur, invitations d’équipe.
Journal d’audit des actions sensibles.
Portail locataire séparé : le locataire voit son bail, ses paiements et ses quittances, rien d’autre.
Non. La console s'utilise depuis un navigateur, sur ordinateur comme sur téléphone. Il n'y a rien à installer ni à maintenir, et les données restent accessibles depuis n'importe quel appareil connecté avec votre compte.
Est-ce adapté à un propriétaire qui n’a qu’un ou deux logements ?
Oui, et c'est souvent là que le gain est le plus net : les quittances, les rappels d'échéance et l'état des lieux sont exactement ce qu'un petit propriétaire fait à la main ou ne fait pas du tout. Rien n'oblige à utiliser la comptabilité ou les relevés propriétaire, qui s'adressent d'abord à ceux qui gèrent pour le compte d'autrui.
Les locataires doivent-ils créer un compte ?
Le portail locataire existe et permet au locataire de consulter son bail, ses échéances et ses quittances, et de payer en ligne. Il est utile mais pas indispensable : un locataire qui préfère payer en espèces reste suivi normalement, son paiement étant enregistré par le gestionnaire.